Microsoft Office 365 – Bilinmeyen 12 Özelliği…

Bugün size Microsoft Office programlarının bulut versiyonu Microsoft Office 365 ile ilgili daha önce hiç farkına varmadığınız özelliklerden bahsetmek istiyorum.

Microsoft Office 365 bilgisayarınıza indirebildiğiniz ve aylık ya da yıllık seçeneklerle ücretini ödemeye devam ettiğiniz sürece kullanabileceğiniz ve Microsoft’un içine sürekli olarak yeni yeni özellikler eklediği bir bulut yazılımı/depolama alanı.

Size bu yazımda belki de gözden kaçırmış olabileceğiniz Microsoft Office 365 paketinde yer alan 12 özellikten bahsedeceğim.

• Aynı anda birden fazla kişi aynı dokümanı eş zamanlı olarak düzenleyebiliyor

Excel, Word veya PowerPoint üzerinde çalıştığınız bir dosyanın değişikliklerini ve düzenlemeyi kimin yaptığını görebiliyorsunuz. Böylece şirketlerde büyük bir darboğaz oluşturan e-mail trafiğini engellemiş ve eş zamanlı düzenlemenin keyfini çıkarmış oluyorsunuz. Bu arada bu Microsoft’a özgü bir özellik değil, Google Dokümanlar içindeki Dokümanlar, Tablolar ve Slaytlar da benzer kolaylıklar sunuyor.

• Doküman üzerinde çalışırken ekip arkadaşlarınızla Skype üzerinden konuyu tartışabiliyorsunuz

Microsoft’un bir diğer özelliği herkes belge üzerinde çalışırken sistem üzerinde yer alacak bir “sohbet” butonu sayesinde doküman üzerinde çalışan ekibin skype üzerinden sohbet etmesini sağlayor.

• Dokümanları eklemek yerine, dokümanları linkleyebiliyorsunuz

Eğer şirketinizde Office 365’in Business versiyonunu kullanıyorsanız işte size bir belgeyi paylaşmak için püf noktası:

Belgenizi Office 365’in bulut depolama alanına yükleyin Outlook’un bulut versiyonunda açın ve ek olarak göndermek yerine dokümanı linkleyin. İşte bu kadar basit. (Dokümanları linkleme işlemi de aslında bütün bulut depolama alanlarında var, Microsoft’a özgü bir özellik değil.)

• Tek uygulama ile hem kişisel hem de kurumsal bulut hesaplarınızı yönetebiliyorsunuz.

Android ve IOS sistemlerinde çalışan Microsoft OneDrive isimli uygulama ile hem kişisel bulut depolama alanını hem de kurumsal bulut depolama alanını aynı uygulama ile yönetebiliyorsunuz.

• Notlarınızı Görevlere Dönüştürebiliyorsunuz…

Microsoft Office 365 not alma özellikli programı One Note’u Microsoft Outlook içinde kullanabiliyorsunuz ve bu notları daha sonra görevlere dönüştürerek takviminize ekleyebiliyorsunuz.

• Bırakın sunumunuz için ihtiyacınız olan görselleri Bing sizin için otomatik olarak bulsun

Bing Image Search, çevrimiçi görüntüler bulmak için hızlıca arama yapmanıza ve bunları doğrudan bir belgeye eklemenize imkan veren Microsoft Office 365 belgelerindeki bir özellik. Microsoft’un Prezi benzeri Powerpoint uygulaması Bing ile sekronize olarak çalışan Microsoft Sway ile sunumdaki cümlelere uygun aramalar yaparak sunumunuza en uygun görselleri otomatik olarak bulabilirsiniz.

• Karalamalarınızı metin ve çizimlere dönüştürün.

One Note gibi kendi çizimlerinizi yapabildiğiniz uygulamalar üzerinde yaptığınız karalamaları rahatlıkla Lasso Tool ile Metin ya da çizimlere dönüştürebiliyorsunuz. Üstelik istemediğiniz bir şekil ortaya çıkarsa düzenleyebiliyorsunuz.

• Gelen Kutunuza kendi kendini düzenlemeyi öğretin

Spam maillerden daha önemli olanları ayıklamak için Google ve Microsoft son dönemlerde ciddi çalışmalar yapıyor. Google’ın öncelikli mailleri vurgulamak için yaptığı çalışmalar sonrasında Microsoft da bu konuya eğilmişe benziyor. Clutter adı verilen uygulama sizin davranışlarınızı önceden belirleyerek ve hangi e-mailleri silebileceğinizi saptayıp ya da daha az önemli e-maillerinizi Clutter dosyasına atarak sizin yerinize ayrıştırıyor.

• “Tümünü Yanıtla” seçeneği ile ortaya çıkan e-mail trafiğini ortadan kaldıran “Yok Sayma” özelliği…

Bir e-mailin gönderildiği tüm kişilerden gelen cevaplar bir süre sonra önüne geçilmez bir hal halır ve sürekli mail kutunuza düşen e-mailler artık sizi rahatsız etmeye başlar böyle durumlar için geliştirilen “ignore-yok sayma” özelliği ile bundan kurtulabilirsiniz. (Bilmeyenler için Microsoft Outlook 2010’da da bu özellik var, zaten kullanılabiliyor.)

• Veri satırlarınızı bir haritaya dönüştürün…

Excel’in son versiyonu The Power Map adı verilen yeni bir özelliğe sahip. The power map veri satırlarını resimlere çevirmeye yardımcı oluyor ve eğer datalar coğrafi özellikler ya da ülkeler ile ilgili bilgiler vb. içeriyorsa bu durumda dataları 3D (3 boyutlu) bir haritaya yerleştiriyor.

• Siz yorulmayın Excel dataları sizin için düzenliyor

Mesela isimler ve soy isimler var ve siz bunları birleştirmek istiyorsunuz, ilkini yaptınız ikincisini de yaptıktan sonra excel sizin nasıl devam edeceğinizi analiz ediyor ve geri kalanını sizin için düzenliyor. Bu özelliğin adı “Flash Fill” videosunu buradan izleyebilirsiniz.

• PDF’i Word’e dönüştürmek çok kolay

Biliyorsunuz daha eski versiyonlarda da Word’u farklı kaydederek PDF (Dosya > Dışarı Aktar> PDF/XPS Oluştur ya da Dosya > Farklı kaydet >PDF) formatına dönüştürebiliyorduk ancak PDF formatında bir dokümanı Word’e dönüştürmek hep bir eziyet oluyordu şimdi ise korumalı ve telif hakları olan dokümanlar dışında belgeleri Word’e çevirmek mümkün…

Kaynak: Business Insider