Funda Tabakİçindekiler
Zaman kısıtlı proje yönetimi ekranda 12 saat sürüyor. Arkasında üç aylık bir plan duruyor.
Sabah bir aile bir bahaneyle evinden çıkarılıyor. Kapı kapanır kapanmaz içeri 200’den fazla kişi giriyor. Akşam aile döndüğünde evini tanıyamıyor. Ev yenileme ve mimari programlarını izlemeyi severim, Instant Dream Home da bu yüzden hemen dikkatimi çekti. İzlerken aklımda tek bir soru vardı. Normalde haftalar süren bir iş 12 saate nasıl sığar? Bence cevap zaman kısıtlı proje yönetimi. Süre ister birkaç saat ister birkaç ay olsun, bugün hemen her proje bu baskıyla yaşıyor.
Programı hiç görmediyseniz tanıtım videosu fikir verir.
Bu yazıda programdan çıkardığım notları paylaşıyorum. Yazının İngilizce aslını fundatabak.com’da okuyabilirsiniz.
Saat işlemeye başladığında
Süre daraldıkça her zorluk büyüyor. Plan, koordinasyon ve uygulamanın aynı anda iyi gitmesi gerekiyor. Programda dört zorluk öne çıkıyor.
Her dakika sayılıyor
Kısa süreli projede küçük bir gecikme bütün işi tehlikeye atabilir. Bu yüzden proje yöneticisinin elinde ayrıntılı bir takvim ve bir şey ters giderse devreye girecek yedek planlar olmalı.
Haftalar süren bir işi tek günde bitirmek ekibe büyük bir baskı yüklüyor. Plan, tasarım ve uygulamada hataya yer yok. Bence ekip bunu sağlam proje yönetimi teknikleriyle aşıyor. 12 saatlik tek bir iş günü için üç ay hazırlanıyorlar. Herkes rolünü ve ne yapacağını biliyor.
Malzeme doğru anda orada olmalı
Personel, ekipman ve malzeme bütçe ve süre içinde kalacak şekilde dağıtılmalı. Ekip her şeyin doğru zamanda doğru yerde olmasını sağlıyor. İşler birbirine bağlı olduğu için iş daha da zorlaşıyor. Tedarikte tek bir gecikme dar takvimi hızla bozabilir.
Evi görmeden plan yapmak
Ekip tasarım kararlarını fotoğraf ve videolara bakarak veriyor. Mekânı görmeden karar vermek, düzeltmesi pahalı ve zaman alan hatalara açık bir durum.
Bunun için ekip hazırlığa ciddi zaman ayırıyor ve her ayrıntıyı önceden planlıyor. Evin fotoğraflarını ve videolarını aileye yakın bir “suç ortağı” gönderiyor. Ekip de gelişmiş yazılım ve görselleştirme araçlarıyla kapsamlı bir tasarım planı çıkarıyor. Üç aylık hazırlık iş gününde hata ihtimalini azaltıyor ve zaman kazandırıyor.
Hız kaliteyi yemesin
Süre baskısı kestirme yolları cazip kılar ve kaliteden ödün verilebilir. Proje yöneticisi kalite standartlarını baştan sona korumalı. Programda çekirdek ekip, yenileme ekibinin belirlenen standartlara ve prosedürlere uymasını sağlıyor. Ekip işiyle gurur duyuyor ve verilen sürede en kaliteli işi çıkarmaya odaklanıyor.
Kısacası zaman ve kaynağı iyi yönetmek, kaliteyi korumak ve yedek planı hazır tutmak dar teslim süresinde başarıyı mümkün kılıyor.
Bir pano yeter mi?
Ekip karmaşık proje yönetimi yazılımları yerine bütün işleri aynı anda planlamak ve takip etmek için basit bir pano kullanıyor. Yenileme de bu sayede sorunsuz ilerliyor. Bana kalırsa kullanılan yöntem Kanban.
Kanban, işleri fiziksel ya da dijital bir pano üzerinde anlık takip etmeye yarayan görsel bir yöntem. İyi koordinasyon isteyen, süresi kısa projelerde sık kullanılıyor.
Gerçek hayatta benzer zorluklar için iş kırılım yapısı (WBS) ve kritik yol yöntemi (CPM) kullanıyoruz. Bu ikisi süreyi tahmin etmemize ve işler arasındaki bağımlılıkları görmemize yardım ediyor. Ekip de kapsamı, gereksinimleri, gereken beceri ve deneyimi daha iyi anlıyor. İletişim ve koordinasyon iyi olduğunda herkes aynı hedefe çalışıyor. Zaman kısıtlı bir projeyi bitirmek zor ama doğru plan, doğru ekip ve doğru yönetimle mümkün.
Zaman kısıtlı proje yönetimi için dört ders
Plan her şeyden önce gelir
Ekibin titiz hazırlığı programın en etkileyici yanı. Sahada tek günleri olduğu için her ayrıntıyı neredeyse saniyesine kadar önceden planlıyorlar. Bu düzeyde plan, riskleri ve engelleri önceden görmeyi, kaynakları doğru dağıtmayı ve herkesi aynı hedefte tutmayı sağlıyor.
İşi 12 saatte bitirmek için 200’den fazla kişi birlikte çalışıyor. Bunun olması için herkesin rolünü bilmesi ve diğerleriyle uyum içinde çalışması gerekiyor. Benim deneyimimde başarılı proje hep ekip işi oldu. İletişim, iş birliği ve net rollerle sorumluluklar olmadan olmuyor. Roller net olmadığında projelerin nasıl sessizce battığını Kimse İtiraz Etmediyse Proje Neden Battı? yazısında anlatmıştım. Bir proje yönetimi uygulaması ya da Kanban panolu bulut tabanlı araçlar ekip çalışmasını güçlendirebilir.
İletişim aksamamalı
Kararlar fotoğraf ve videoya dayandığı için ekip içinde ve görüntüleri gönderen suç ortağıyla açık bir iletişim şart. İyi iletişim herkesin aynı sayfada kalmasını sağlıyor.
Ekip tek bir beden gibi çalışır
Ekipte tasarımcılar, marangozlar, peyzaj uzmanları ve özel proje yöneticileri var. Her biri farklı bir beceri getiriyor ve yenilemenin 12 saatte bitmesi bu iş birliğine bağlı.
Plan bozulunca esneklik devreye girer
Bütün hazırlığa rağmen yenileme sırasında beklenmedik sorunlar çıkıyor. Ekip hızla uyum sağlayıp yaratıcı çözümler buluyor. Esneklik ve uyum her projede şart. Çevik proje yönetimi de tam bunu anlatıyor.
Ekranın bu tarafından
Bir proje yöneticisi olarak programı izlemek ufkumu açtı. Plan, ayrıntıya özen ve koordinasyon beni bu teknikleri kendi projelerime ve günlük hayatıma taşımaya daha da hevesli yaptı. Bu ilkeleri uyguladığımız projelerde ekibimle her ayrıntıya odaklanarak ve herkesin aynı hedefe çalışmasını sağlayarak kaliteli işleri zamanında teslim ettik.
Evden fabrikaya, yazılımdan aşıya
Bu ilkeler ev yenilemeyle sınırlı değil. İnşaat, üretim ve yazılım geliştirme de projelerini çoğu zaman zaman baskısı altında teslim ediyor. Project Management Institute’un bir anketine göre projelerin yüzde 9,9’u kötü zaman yönetimi yüzünden başarısız oluyor.
İyi bir zaman yönetimi bu riski azaltabilir. COVID-19 aşıları buna örnek. İlaç şirketleri, araştırma kuruluşları ve hükümetler pandeminin aciliyetiyle rekor sürede birden fazla aşı geliştirdi, bazılarını bir yıldan kısa sürede tamamladı. Zaman kısıtlı proje yönetimi ilkeleriyle bu proje zamanında ve bütçenin altında tamamlandı.
Yazılımda çevik (agile) yöntemlerin yükselişi de aynı ihtiyaçtan geliyor. Bu yöntemler zamanı iyi yönetmeyi ve kaliteli işi zamanında teslim etmeyi öne çıkarıyor. Instant Dream Home’dan çıkan dersler, daha verimli çalışmak isteyen her proje yöneticisine iş görür.
Akşam kapı açıldığında
Program, zaman baskısı altında proje yönetimi, ekip çalışması ve planlamanın ne kadar önemli olduğunu gösteren iyi bir vaka. Tasarımcılar, marangozlar ve peyzaj uzmanları her ayrıntıya odaklanıp birlikte çalışarak evleri 12 saatte yeniliyor ve ailelere baştan yenilenmiş bir yaşam alanı bırakıyor. İster ev yenileme ister karmaşık bir yazılım projesi olsun, süre kısaldıkça plan, iş birliği ve yönetim daha da hassas olmak zorunda.
Ailenin gördüğü 12 saat, ekibin üç ayının son sayfası.
